Chystáte se na svůj první veletrh? Na co nezapomenout.

14.05.2019

Co všechno je potřeba vědět a zajistit pro účast na veletrhu?

V prvé řadě je potřeba v kalendáři vybrat vhodný veletrh. Vhodnost je dána především oborovým zaměřením veletrhu, umístěním veletrhu v zájmových oblastech a termínem veletrhu.

Důležité je uvědomit si účel vaší účasti na veletrhu a stanovit si, čeho na veletrhu chcete dosáhnout. Tyto věci sice patří především do marketingu účasti na veletrhu, ale mají i vliv na umístění, velikost, design stánku a organizaci.

Kdy začít zajišťovat veletrh?

Veletrh je vhodné začít zajišťovat s dostatečným předstihem. Většinou vám to umožní vybrat si požadovanou plochu, umístění stánku a především máte dostatek času si všechno nachystat a odladit. Samozřejmě je možné zorganizovat účast na veletrhu i v řádu několika málo týdnů, ale v tom případě se nevyhnete kompromisům. 

Technické záležitosti

Každé výstaviště má také svůj manuál vystavovatele, který definuje co je a není možné na jeho plochách postavit. Je v něm např. zanesena maximální nebo podmíněná výška stánku, možnosti zavěšení, možnost vrtání do podlahy a spoustu dalších informací vztahujících se k realizaci stánku.

Rozhodněte zda budete na stánku využívat kuchyňku (přívod a odpad vody), jaké spotřebiče budete na stánku používat a jestli potřebují vaše exponáty el.energii. Podle celkové spotřeby je nutno objednat dodávaný příkon do stánku. Je dobré vědět, že třeba některé varné konvice mají příkon i 2 kW. Samotný rozvod el. Energie na stánku je realizován z rozvaděče ( zpravidla s jištěním obvodů) pomocí běžných prodlužovacích přívodů. Na velké expozici to ale už tak jednoduché není a je potřeba využít služeb odborníků

Jaký vybrat stánek a kam jej rozhodně neumisťovat?

Stánek sám o sobě představuje mnoho možností jak na veletrhu vyniknout nebo se zařadit do šedivé řady nevýrazných vystavovatelů.

Umístění stánku je vhodné na hlavních trasách v pavilonu, nebo u vstupu do pavilonu. Dejte si pozor, aby váš stánek nebyl třeba u veřejných toalet, bufetu nebo v zastrčeném rohu, kam nikdo nezavítá.

Stánek realizujeme podle následujících parametrů. Velkost stánku (jeho plocha), tvar stánku (řadový, rohový, ostrovní), Velikost stánku se řídí velikostí a množstvím exponátů, počtem lidí pohybujících se na stánku a v neposlední řadě rozpočtem vaší účasti.

Design, konstrukce, služby a vybavení...

Samotný vizuál stánku se zpravidla bude řídit vaším grafickým manuálem a doporučujeme nechat zpracovat návrh stánku odborníkům. Těm sdělíte jak si představujete organizaci vašeho stánku, kolik se v něm bude pohybovat lidí, kolik jednacích míst, jak veliké zázemí si představujete, jak velké budou exponáty a kolik jich bude. Součástí designu je i návrh nasvětlení a osvětlení expozice. Výsledkem by měl být návrh stánku, který by měl odpovídat vašim praktickým požadavkům a zároveň upoutat potenciálního zákazníka. Můžete si stánek navrhnout i sami, ale potřebujete na to potřebné znalosti a zkušenosti z konstrukce stánků a nesmí chybět ani designérský cit. I zde tedy platí zlaté pravidlo dělej a vydělávej na tom co umíš, to ostatní si nech dodat.

Konstrukce stavby stánku a jeho technické provedení opět nabízí celou řadu řešení. Provedení pomocí jednoduchých hliníkových konstrukcí s vloženými panely vás vyjde finančně nejlépe, ale designově tyto stánky patří spíše do minulého století. Velmi často se proto používá obklad těchto konstrukcí dřevotřískovou deskou (DTD), který společně s individuálními prvky umožní postavit doslova na co si vzpomenete. Obklad se může natřít, polepit, umístit na něj textilní bannery atp.. Ale každá paráda něco stojí. Dřevěné a dřevotřískové desky včetně nátěrů a polepů se po veletrhu zlikvidují a zachová se pouze univerzální nosná hliníková konstrukce, která se dá uplatnit vícenásobně. Další možností a současným trendem, hlavně v realizaci menších expozic, je použití nosné lehké hliníkové konstrukce a vytvoření velkých vizuálních ploch s pomocí textilních bannerů umístěných ve speciálních lištách připevněných na konstrukci. Tisk na samotné bannery je velkoplošný a umožňuje dát expozici moderní prostorový vzhled. Jednotlivé bannery lze nasvětlit zvenku nebo je realizovat jako prosvětlené, což dá stánku nebo jeho části výrazně vyniknout. Prakticky celý stánek je navíc použitelný mnohonásobně, což výrazně snižuje náklady na následné veletrhy. Nosnou konstrukci si můžete pro veletrh zapůjčit nebo zakoupit.

Zamyslete se nad tím, zda si stánek necháte kompletně postavit včetně instalace exponátů a vy přijdete až ráno v den veletrhu v saku nebo šatech a začnete dělat svůj byznys nebo si stánek kompletně postavíte a připravíte sami. Mezi těmito dvěma extrémy je celá řada možností jak se k vysněnému stánku na veletrhu propracovat. Je to jenom o vynaloženém úsilí nebo penězích..

Dále popřemýšlejte, co vše ještě budete na stánku potřebovat jako skříňky, recepce, podstavce, stoly, židle,... Spoustu veletržního vybavení si lze pronajmout a to i včetně dovozu a instalace přímo na vašem stánku.

Nezbývá tedy než držet palce při vaší první veletržní účasti a popřát mnoho obchodních úspěchů při této formě propagace.

Na odkazu níže se s námi můžete anonymně podělit o Váš názor, co pro Vás znamená úspěšný veletrh?